Il provisioning degli utenti, cos’è e vantaggi

Il provisioning è un processo informatico che definisce la configurazione di un infrastruttura IT. Può essere riferita ai server, alle reti, ai dispositivi, alle applicazioni, ai servizi e agli utenti. In questo articolo ci concentreremo su questi ultimi.

Foto di Gerd Altmann da Pixabay

Provisioning degli utenti

Con provisioning degli utenti si intende la configurazione delle identità e degli accessi digitali di una persona fisica. Lo scopo è quello di garantire ai collaboratori l’utilizzo di applicativi e di risorse aziendali necessarie per poter lavorare.

Nella pratica si tratta della creazione di account e di credenziali per una persona, affinché possa lavorare e avere tutte le risorse di cui necessita per fare al meglio le sue attività.

Il provisioning di questo tipo si basa sulla definizione del ruolo, del gruppo e dei permessi. Vengono identificati dei gruppi di utenti che hanno necessità simili e viene concesso ad ognuno di loro un diverso livello di potere sulle risorse in base al ruolo che hanno nell’azienda. Cosa vuol dire?

Esempio: in un reparto marketing (gruppo) saranno assegnati vari software e varie risorse (file, cartelle, applicativi) necessari per svolgere il lavoro. Però ogni persona avrà un diverso potere sulle risorse in termini di capacità di modifica e visualizzazione (sola visualizzazione, modifica, poteri di amministratore, poteri di assegnazione). 

Poter stabilire in anticipo gruppi e ruoli consente tempi più veloci di onboarding aziendale, creazione e modifica dei privilegi d’accesso alle risorse. Oltre che garantire maggiore sicurezza e controllo all’azienda poiché è chiaro, tracciato e definito “chi può fare cosa”.

Altre tipologie di provisioning

Esistono altre tipologie di provisioning ad esempio:

• Provisioning dei server
• Provisioning delle reti
• Provisioning dei servizi e applicazioni
• Provisioning dei dispositivi mobili.

Provisioning degli utenti automatico

Il provisioning da solo non è più sufficiente. Nel mondo in cui viviamo diventa fondamentale la sua automazione.

Quando è assente un provisioning degli utenti automatico, gli operatori IT sono costretti a creare ogni volta da zero tutte le identità e tutti gli accessi necessari ai vari gruppi e ruoli. Un processo strutturato in questo modo crea delle inefficienze enormi che peggiorano al crescere degli utenti. Immagina infatti di dover creare 10 volte all’anno degli utenti e le loro credenziali oppure di doverlo fare 10000-20000 volte in un anno. Passeresti tutto il tempo a fare solo ed esclusivamente questo tipo di attività. Senza considerare l’impatto psicologico negativo che comporta sulla persona e l’inefficienza di costo per l’azienda. Nessuno vince.

Lo scopo dei software però è quello di semplificare e automatizzare processi in modo che siano più efficienti ed efficaci. Affidarsi a software-house per la creazione di un applicativo ad hoc o a prodotti già presenti sul mercato diventa quindi fondamentale per automatizzare il provisioning.

Vantaggi del provisioning degli utenti

I vantaggi del provisioning e soprattutto della sua versione automatizzata sono:

Riduzione dei costi

Già con un provisioning manuale si ottiene un risparmio di costo. Sapere già a priori quali sono gli accessi da assegnare bypassa tutta la parte di telefonate e mail necessaria per definirli consentendo un risparmio di costo di manodopera. Con l’aggiunta dell’automazione la situazione può solo che migliorare.

Miglioramento della produttività delle risorse interne

Le risorse interne all’azienda potranno non essere più veloci nel loro lavoro ma potranno dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto per l’azienda. Inoltre andrebbe considerato l’impatto psicologico: l’operatore IT non dovrebbe dedicare la maggior parte del suo tempo solamente a questa attività, si troverebbe un processo semplificato e sarebbe molto meno stressato e frustrato.

Maggiore trasparenza e controllo

Per poter definire il processo di provisioning tutti gli stakeholder devono essere coinvolti e di conseguenza c’è una maggior trasparenza sulle attività dell’IT. Inoltre diventa molto più semplice controllare e verificare attività anomale od illecite da parte di utenti interni ed esterni all’organizzazione.

Scalabilità

Con un sistema automatico diventa semplice aumentare il numero di utenti, con poco impatto sul numero di risorse necessarie per gestirlo. Non sarà più necessario assumere ulteriori operatori IT al crescere dell’azienda, ci penserà il software stesso a fare tutto. Per fare un esempio pratico: un nostro cliente è passato da gestire 5000 utenti con 5 persone dedicate a 15000 con 4.

Riduzione dell’errore umano

Dove c’è automazione non interviene l’uomo e se non interviene l’uomo la possibilità di errore cala drasticamente.

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